Hay materias que parecen rentables por el importe y dejan de serlo al contar las horas. Eso está en vuestros datos, repartido entre la gestión, la facturación y una hoja.
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Lo que pasa por dentro
Y con esa sensación se decide en qué especializarse y a quién contratar. Tres cosas que un despacho no suele tener a mano.
Lo que no se sabe
Un despacho sabe cuántos asuntos lleva. Lo que casi nunca sabe es cuál le deja margen de verdad una vez contadas las horas. Hay materias que parecen rentables por el importe y dejan de serlo cuando se mira lo que costó llegar hasta el final.
Lo que se decide a ciegas
En qué materia especializarse, a quién contratar, cuánto subir la minuta: decisiones de miles de euros que se apoyan en la impresión que dejó el último asunto grande, porque no hay otra cosa a mano.
De dónde vienen
Recomendación, Google, el colegio, un compañero. Si no se anota en el momento, a los tres meses nadie se acuerda — y sin eso no hay forma de saber si lo que se invierte en visibilidad devuelve algo.
Cómo se monta
Empezar por lo que se puede medir lleva siempre al mismo sitio: un panel enorme que nadie abre a las dos semanas.
Qué querríais saber para decidir mejor: si compensa seguir con una materia, si hay que contratar, por dónde entran los buenos clientes. Cada número del panel tiene que responder a una de esas preguntas; el que no responda a ninguna, sobra.
La gestión de expedientes, la facturación, la hoja de horas y de dónde vino cada consulta. Está todo, pero en cuatro sitios que no se hablan, y juntarlo a mano cuesta tanto que no se hace.
Pocos números, los que respondan a las preguntas del primer paso, y siempre contra el periodo anterior. Un número solo no dice nada; el mismo número frente al trimestre pasado sí.
Qué recibes
No, y el sistema se diseña para que no haga falta. Se trabaja con datos de negocio —materia, origen, horas, importes, fechas— y no con el contenido de los asuntos. Ni siquiera necesitamos el nombre del cliente: un identificador basta para contar.
Depende de si deja sacar los datos, que es lo primero que miramos. Muchos permiten exportar o tienen conexión; otros están más cerrados y hay que trabajar sobre lo que se pueda exportar a mano una vez al mes. Se dice antes de empezar, no a mitad.
Al revés: cuanto más pequeño el despacho, más caro sale equivocarse de materia. Un panel de un despacho de tres personas son cinco números, no cuarenta. Si hace falta más de una pantalla, está mal planteado.
Pasa siempre al principio y es parte del trabajo: la primera versión del panel suele servir sobre todo para descubrir qué no se estaba apuntando. Anotar de dónde viene cada consulta es lo que menos cuesta y lo que más cambia el panel a los tres meses.
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