Tienes las manos ocupadas y el teléfono suena. Quien no te encuentra llama al siguiente de la lista. Un asistente coge esa conversación, contesta lo de siempre y te pasa lo que de verdad necesita una persona.
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Antes de contratar nada
Tres cosas separan un asistente que suma de uno que te cuesta clientes. La velocidad no es ninguna de las tres.
De dónde saca las respuestas
Un asistente que improvisa te inventa un horario, un precio o un servicio que no das. El nuestro solo puede contestar con lo que le hemos dado: tus textos, tus tarifas, tus condiciones. Si algo no está, dice que no lo sabe y avisa a una persona.
Cuándo se aparta
La diferencia entre uno que ayuda y uno que espanta es esta. Un presupuesto raro, un cliente enfadado o una pregunta que no entiende no se contestan con una respuesta genérica: se pasan a una persona, con lo que ya se ha hablado, para que nadie tenga que repetirlo.
Qué se le pide
Si tu negocio vive de conversaciones largas y distintas cada vez, esto aporta poco. Donde sí funciona es donde media agenda se va en las mismas cinco preguntas: horarios, precios, si atendéis en tal pueblo, si hay hueco esta semana.
El trabajo
En ese orden. Montar sin haber contado qué te preguntan es automatizar lo que más ruido hace, que casi nunca es lo que más tiempo te quita.
Se miran los mensajes y las llamadas de las últimas semanas y se cuenta qué se repite. No se diseña sobre lo que suponemos que preguntan: sobre lo que ya preguntan. De ahí salen las diez o quince conversaciones que valen la pena automatizar.
Se recogen precios, horarios, zonas, condiciones y lo que hay que responder a cada caso. Lo que no esté escrito, el asistente no lo dirá — que es exactamente lo que se quiere. Y queda escrito para ti, aunque no montes nada.
Se lanza contra las preguntas reales que se contaron en el primer paso y se corrige lo que falla. Y se deja avisando: si contesta algo raro o si alguien pide hablar con una persona, te llega. Un asistente que falla en silencio es peor que no tenerlo.
Qué recibes
Dónde se pone
Se empieza por donde más te escriben hoy. Los otros esperan a que el primero demuestre que merece la pena.
Contesta a quien está mirando tu página y duda. Es donde más se cae gente que ya te había encontrado.
Donde de verdad te escriben. Contesta a la hora que sea y deja la conversación lista para que la sigas tú.
Coge el teléfono cuando tú no puedes, resuelve lo sencillo y te deja por escrito lo que no.
Se nota, y decimos que lo es. Fingir que hay una persona detrás sale mal en cuanto alguien pregunta algo raro, y además la ley europea de IA obliga a decirlo. Lo que sí se cuida es que hable como hablas tú y que no dé rodeos: la gente perdona un robot que resuelve, no uno que marea.
Por eso solo puede contestar con la información que le damos. No busca por internet ni rellena huecos: si le preguntan algo que no está en su material, dice que no lo sabe y pasa la conversación. Es menos espectacular en una demo y mucho más seguro en tu negocio.
No, y quien lo venda así te está vendiendo humo. Lo que quita son las respuestas repetidas y las llamadas perdidas fuera de horario. Las conversaciones que valen dinero siguen siendo de una persona: lo que cambia es que llegan con contexto y sin haber hecho esperar a nadie.
Lo que se tarda no es montarlo, es decidir qué tiene que contestar. Con las respuestas claras es cuestión de días; sin ellas, el proyecto se queda parado ahí. Por eso el primer paso es contar y escribir, no configurar.
Las conversaciones son tuyas y se pueden exportar cuando quieras. Se recoge lo mínimo para poder contestar y para que tú puedas seguir la conversación, y queda escrito qué se guarda y cuánto tiempo, que es lo que pide el RGPD.
Es lo normal y es lo que recomendamos. Casi siempre se empieza por el canal donde más te escriben hoy —que suele ser WhatsApp— y se mira un mes. Si ahí funciona, se lleva a los demás; si no, se sabe pronto y sin haber montado tres cosas.
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