Automatización de procesos

Con inteligencia artificial (IA), con n8n y Make a veces, y con código propio. La inteligencia artificial se usa para lo que necesite cada caso; lo más habitual es que lea: un correo, por ejemplo, que se clasifica y se contesta si es sencillo, y lo que no encaja pasa a una persona. n8n y Make son herramientas que conectan unos programas con otros sin escribir todo desde cero. Y el código propio es el que escribimos nosotros, a la medida de tu tarea. Cuál toca depende de cada tarea. Si una de esas herramientas tiene una cuota, entra en lo que nos pagas: no la pagas aparte.

Por contar. Se apuntan las tareas que se repiten, cuántas veces al mes y cuánto se tarda en cada una, y se ordenan por lo que cuestan. Casi siempre la que conviene quitar primero no es la que más molesta, sino la que más tiempo suma al cabo del mes.

Desde 4 semanas, según el tamaño de la automatización. Es el mínimo: el calendario exacto de la tuya va en la propuesta, antes de empezar.

Se automatiza bien lo que tiene reglas claras y se repite: pasar datos de un programa a otro, avisar, generar un documento, contestar lo de siempre. Se automatiza mal lo que depende de tu criterio. Lo normal es partir la tarea: la parte mecánica va sola y la decisión se queda contigo.

No. Un chatbot conversa con tus clientes: les contesta en tu web, en WhatsApp o por teléfono. Una automatización trabaja por dentro: pasa datos de un programa a otro, avisa o prepara un documento. Si lo que buscas es que alguien atienda a tus clientes a cualquier hora, mira los chatbots.

No es lo que solemos hacer ni lo que suele pedirse. Lo que se quita son las horas de trabajo repetido que nadie quiere hacer, para que esa persona se dedique al trabajo que de verdad da dinero. Si lo que buscas es reducir el equipo, dilo desde el principio, porque el planteamiento sería otro.

Se sabe antes de montar nada, porque el mapa de tareas ya trae contados los minutos que cuesta cada una. Lo que no podemos prometer es un porcentaje igual para todos: depende de cuánto trabajo repetido tengas hoy, y lo vemos juntos antes de empezar.

Casi nunca. Se conecta con lo que ya usas, incluida la hoja de cálculo de siempre. Si algún programa no se deja conectar de ninguna manera, te lo decimos con las opciones delante, en vez de dar por hecho que hay que cambiarlo.

Se rehace la parte que hablaba con ese programa, no todo. Por eso se monta por piezas y documentado: para que cambiar una no obligue a tirar el resto.

Se ajusta. Un proceso es la serie de pasos con la que haces una tarea, y si esos pasos cambian, se rehace la parte de la automatización que los seguía, no toda, porque se monta por piezas y documentada. Los ajustes de las primeras semanas de uso real forman parte de lo que recibes; después, el mantenimiento va con un compromiso de seis meses o de un año, o como trabajo puntual, solo si lo quieres.

Lo primero es enterarse, y para eso cada automatización lleva su aviso. A partir de ahí se arregla; y mientras tanto la tarea se puede hacer a mano como siempre, porque no se elimina el camino manual.

Si la respuesta automática intenta pasar por persona, se nota y sienta mal. Se monta al revés: se dice que es una respuesta automática, se resuelve lo concreto y se pasa a una persona en cuanto la conversación se sale de lo previsto.