Calculadora de ausencias para clínicas
¿Cuánto te cuestan los pacientes que no vienen?
Pon tres números de tu agenda y te decimos, en euros, lo que se te va cada mes en citas que se quedan vacías. Gratis, sin registro y sin guardar tus números.
Calcula lo que te cuestan las ausencias
La referencia que publican los programas de gestión del sector ronda el 10 %.
Cada punto es una cita; los anillos, las que no vienen.
Afinar el cálculo Cancelaciones de última hora y tratamientos que no llegan a empezar
Lo que se te va
56.160 € al año
52 citas al mes con el sillón vacío
Con estos números no se te va nada en ausencias.
Recuperarías 28.080 € al año: 26 citas más al mes sin captar a nadie nuevo.
Si tu agenda está así, lo que toca es llenarla, no taparla. Eso también lo miramos en la auditoría.
Auditoría de captación gratis. Tus números van con la petición: no te los volvemos a preguntar.
Cómo sale la cuenta
Sin trucos: la cuenta está a la vista para que puedas rehacerla con un papel.
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Citas al mes. Las de la semana por 4,33, que son las semanas que tiene de media un mes.
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Huecos. De esas, las que no se presentan. Y, si afinas, también las que cancelan tan tarde que no da tiempo a llenar el hueco.
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Lo que se va. Los huecos por lo que vale de media una cita, redondeado a decenas. El año son doce meses de eso.
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Si afinas, se suma el tratamiento que no llega a empezar: primeras visitas que fallan × las que habrían dicho que sí × lo que vale un tratamiento.
Ejemplo: una clínica dental
- Citas a la semana
- 120
- × 4,33 semanas
- 520 citas al mes
- × 10 de cada 100 que no vienen
- 52 huecos
- × 90 € por cita
- 4.680 € al mes
- × 12 meses
- 56.160 € al año
Es una estimación. Lo que pierdes de verdad depende de si recolocas los huecos, de tu margen y de tus costes fijos. Sirve para saber el orden de magnitud, no para cuadrar la contabilidad.
Un hueco cuesta más de lo que parece
- El coste fijo no para. El alquiler, la luz, el equipo y quien te ayuda en la consulta cuestan lo mismo con la agenda llena que con un hueco. Lo que no entra es lo que se iba a facturar en esa hora.
- La primera visita que falla es el tratamiento que no empieza. Una revisión que no se hace no es solo una revisión: es el presupuesto que no se da y el tratamiento que acaba en otra clínica.
- Tapar un hueco con un paciente nuevo cuesta publicidad. Recuperar al que ya tenía cita cuesta un recordatorio. Por eso lo primero que miramos en una clínica no son los anuncios: es cuántas de las citas que ya tiene se cumplen.
Lo que funciona para bajarlas
Recordatorio por el canal que usa tu paciente
WhatsApp, SMS o correo: el que lea. El día antes y, en los tratamientos largos, también la semana antes.
Confirmación con una palabra
Que pueda contestar «sí» o «cambiar» sin llamar. La cita que avisa con tiempo se recoloca; la que no avisa, no.
Una lista de espera que se entere
Cuando alguien cancela, se avisa a quien quería adelantar su cita. Un hueco avisado a tiempo se llena.
Señal o política de cancelación
En tratamientos largos o de mucho importe, hay clínicas que piden señal o tienen una política de cancelación por escrito. Antes, consulta qué permite tu colegio y la normativa de consumo.
Es lo primero que revisamos en la auditoría: qué tienes montado y qué falta.
Pedir la auditoría gratisTestimonios de clientes
Clínicas que ya confían en nosotros
Testimonios de clínicas con las que trabajamos, con su nombre y su logo.
Textos acordados con cada cliente y publicados con su permiso.
Trabajamos implantología avanzada y necesitábamos que se entendiera sin marear al paciente con tecnicismos. Dieron con el punto exacto: explicar lo suficiente para generar confianza y no tanto como para asustar a alguien que ya viene con miedo de casa.
Medina 3D Clínica dental Lo que cambió no fue el número de consultas, fue quién escribía. Antes entraba mucha gente preguntando precio y nada más; ahora llegan sabiendo qué tratamiento quieren y con qué dudas concretas. Para nosotros eso vale mucho más que el volumen.
MyCliniq Medicina estética En nuestro sector se promete mucho y se sostiene poco. Estos no prometieron posiciones ni plazos mágicos: pusieron por escrito qué iban a hacer cada mes y lo fueron haciendo, mes a mes. Llevamos tiempo con ellos y ahí seguimos, que ya dice bastante.
Ferrus & Bratos Clínica dental Nos ayudaron a decidir qué NO decíamos, que resultó ser la mitad del trabajo y la parte que no te ofrece nadie. La clínica se entiende mucho mejor ahora que decimos menos cosas y las decimos mejor. Cuesta al principio y se agradece a los dos meses.
Harmos Clinic Medicina estética Aquí mucha gente llega con una urgencia y buscando con el móvil en la mano, a veces de madrugada. Nos pusieron a punto justo eso: que nos encuentren rápido y que el teléfono esté a un toque. Parece poca cosa hasta que lo comparas con cómo estábamos.
Madrid Río Clínica veterinaria ¿Qué tasa de ausencias es normal en una clínica?
Los programas de gestión del sector la sitúan en torno al 10 % de las citas, pero varía mucho: según la especialidad, el tiempo que pasa entre que se pide la cita y la cita, y sobre todo si hay recordatorio. Más útil que compararte con la media es medir la tuya: cuenta las citas que no se presentaron el mes pasado y divídelas por las que tenías.
¿Cuenta igual una cancelación que una ausencia?
No. La cancelación que avisa con tiempo se puede recolocar, y casi siempre se recoloca. La de última hora casi nunca: en la práctica es un hueco igual que una ausencia. Por eso la calculadora las separa: en «Afinar el cálculo» metes solo las que llegan tan tarde que no da tiempo a llenar el hueco.
¿Qué funciona mejor, WhatsApp, SMS o correo?
El que lea tu paciente, y que se pueda contestar. Un recordatorio que solo informa ayuda; uno que pide confirmar con una palabra te dice además qué huecos van a quedar libres, a tiempo de llenarlos. No te damos un porcentaje de mejora porque no lo tenemos medido en tu clínica: lo medimos contigo, antes y después.
¿Puedo cobrar a quien no se presenta?
Hay clínicas que piden una señal al reservar tratamientos largos o que tienen una política de cancelación por escrito. Si te lo planteas, consulta antes con tu colegio profesional y revisa la normativa de consumo: no somos asesores legales y cada caso es distinto. Lo que sí montamos es el recordatorio y la confirmación, que casi siempre es por donde conviene empezar.
¿Vale para una clínica veterinaria o un centro de fisio?
Sí. Elige el tipo arriba y cambia el valor de la cita por el tuyo: la cuenta es la misma para cualquier negocio que viva de una agenda. Los números que salen de entrada son solo un ejemplo.
¿Guardáis los números que meto?
No. La cuenta se hace en tu navegador y no se guarda en ningún sitio. Nuestra analítica solo apunta que alguien ha usado la calculadora, el tipo de clínica y un rango aproximado del resultado, nunca los números. Si pides la auditoría, tus números viajan con la petición, para no tener que preguntártelos otra vez.
¿Por qué una agencia de marketing se preocupa por las ausencias?
Porque cada hueco que se recupera es un paciente que no hay que salir a buscar. Llenar la agenda con anuncios y dejar que se vacíe por olvidos es pagar dos veces por el mismo paciente. Para nosotros, el recordatorio y la confirmación son marketing, aunque nadie los venda así.
¿Qué incluye la auditoría de captación gratis?
Miramos cómo te encuentran (tu ficha de Google, tu web y tus anuncios, si los tienes), cómo se pide cita y qué pasa después: recordatorios, confirmaciones y huecos. Te decimos qué arreglaríamos primero y por qué. Sin compromiso y sin venta agresiva.
Pedir la auditoría¿Recuperamos esas citas?
Miramos cómo te encuentran, cómo se pide cita y qué pasa hasta que el paciente llega. Te decimos qué arreglaríamos primero. Sin compromiso y sin venta agresiva.
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